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En el mundo empresarial es importante el trabajo en equipo, debido a esto la comunicación se ha vuelto vital para el funcionamiento de un equipo que presenta resultados favorables y exitosos. En este blog te enseñaremos como utilizar Gmail en tu Workspace y sus ventajas.
1. Comunicación interna y externa
Gmail te permite enviar y recibir correos electrónicos entre tu y los miembros del equipo (así es, también puedes enviarte a ti mismo algún documento que quieras conservar o algún mensaje reenviado como copia de seguridad) además de también enviar correos a personas que tengan cuentas externas a las de tu organización.
Se pueden utilizar direcciones personalizadas con el dominio de tu empresa y de esta forma asegurar tu presencia en la red.
2. Gestión de correos electrónicos:
Tu equipo puede utilizar la función de búsqueda de Gmail para encontrar correos antiguos, archivar los importantes y organizar sus bandejas de entrada por medio de carpeta; de este modo es más sencillo mantener un control entre la información que llega y se va.
3. Integración con otras aplicaciones de Google Workspace:
Otra ventaja de utilizar Gmail es que se integra totalmente con otras aplicaciones de Google Workspace como Google Drive, Google Calendar y Google Meet.
Esto facilita la creación de eventos, compartido de archivos y programación de reuniones directamente desde el correo electrónico; de este modo no tendrás complicaciones al momento de organizar reuniones, guardar los documentos o archivos que se compartan mediante la misma y las fechas que se tengan que tomar en cuenta para la agenda posterior a tu reunión.
4. Colaboración en tiempo real:
¿Te ha pasado que tienes que compartir con tu equipo las actualizaciones más recientes de tu proyecto y no sabes como? Una de las ventajas más notorias de Gmail es que te permite a ti y a tu equipo colaborar en tiempo real por medio de Google Docs, Hojas de Cálculo y Presentaciones directamente desde tu correo, en donde tienes el acceso directo y también se guarda por medio de un correo.
Le permite a tu equipo la edición y revisión en tiempo real, además de crear correcciones y comentarios con la herramienta Control de Cambios en Docs.
5. Comunicación en equipo:
Además de todo lo anterior mencionado, Gmail ofrece las funciones de chat y videollamadas a través de Google chat y Google Meet; en donde los equipos pueden tener una activa comunicación de forma instantánea.
Las conversaciones se dan en tiempo real a través del chat o mejor aún, videollamadas en donde se tiene una actividad más presente; todo esto con el fin de fomentar la comunicación inmediata y eficaz.
6. Etiquetas y filtros personalizados:
Tu equipo puede crear etiquetas y filtros personalizados según sus necesidades, esto para organizar y priorizar sus correos electrónicos, facilitando la gestión de tareas y clasificación de correos desde lo más importante a nivel profesional como personal (tus mismos correos enviados a tu cuenta)
7. Acceso desde dispositivos múltiples:
Gmail ofrece una comodidad impresionante, ya que se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet, de esta forma tu equipo puede ver de forma inmediata las actualizaciones en tiempo real y desde cualquier lugar.
Puede ser desde un teléfono celular, una computadora de escritorio, una laptop, una tableta e incluso desde aparatos domésticos con acceso a internet.
8. Seguridad y administración:
Google Workspace te ofrece funciones avanzadas de seguridad, como la autenticación de dos pasos o dos factores en donde te ayuda para verificar el inicio de sesión por medio de teléfono o correo. De este modo se previene la perdida de datos y protege la información confidencial de tu equipo de trabajo.
Tu como administrador podrás gestionar y supervisar la seguridad de las cuentas de correo sin necesidad de una intervención externa.
9. Integración de aplicaciones de terceros:
Gmail admite la integración con una variedad de aplicaciones de terceros a través de complementos y extensiones, lo que puede ampliar las capacidades y la funcionalidad de la bandeja de entrada.
En resumen, Gmail es una herramienta principalmente creada para mantener comunicación entre equipos de trabajo que utilizan Google Workspace, en donde tiene como objetivo la colaboración y gestión de tareas, y se integra de manera eficiente con otras aplicaciones de Google para aumentar la productividad de tu equipo.
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