Herramientas y checklists de Google Workspace
Herramientas prácticas
Checklists para tomar control antes de mover una cuenta
Estas listas sirven para reunir evidencia, asignar responsables y detectar qué falta antes de comprar, migrar o cambiar de partner. No sustituyen una auditoría técnica ni la revisión de tu contador.
Checklist de compra nueva
- Dominio registrado a nombre de la empresa y acceso disponible a DNS.
- Número de usuarios, alias, grupos y buzones compartidos definido.
- Edición elegida por almacenamiento, reuniones y seguridad; no solo por precio.
- RFC, razón social, régimen y código postal confirmados por contabilidad.
- Dos superadministradores internos planeados desde el inicio.
- Responsable de renovación, altas, bajas y recepción de documentos designado.
Checklist para cambiar de partner
- Confirma que dos superadministradores de la empresa pueden iniciar sesión.
- Anota dominio, plan, licencias activas, fecha de renovación y compromiso vigente.
- Identifica quién administra DNS y quién autoriza el cambio.
- Revisa pagos pendientes y condiciones del proveedor anterior.
- No compartas contraseñas; usa el mecanismo oficial de transferencia.
- Después del cambio, valida correo, Drive, calendarios, licencias y primera factura.
Checklist mensual de control
| Área | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Usuarios | Altas, bajas, cuentas suspendidas y licencias sin uso | Exportación o inventario actualizado |
| Seguridad | MFA, superadministradores, reenvíos y aplicaciones con acceso | Registro de revisión y responsables |
| Correo | MX, SPF, DKIM, DMARC y reportes de entrega | Valores DNS y fecha de validación |
| Facturación | Cargo, XML/PDF, razón social y conciliación | Carpeta mensual de documentos |
| Continuidad | Dominio, recuperación y contactos del proveedor | Bitácora accesible a dos responsables |
Semáforo de riesgo
Verde: la empresa controla dominio y administradores, conoce su plan y puede localizar pagos y documentos. Amarillo: la operación funciona, pero depende de una sola persona o hay datos sin documentar. Rojo: nadie puede administrar, el proveedor no responde, se desconoce la renovación o se propone cancelar sin una ruta de continuidad.